Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage ich unbezahlten Sonderurlaub für die Zeit vom [erster Tag] bis einschließlich [letzter Tag]. Das sind [Anzahl] Arbeitstage. Meinen Dienst nehme ich am [Tag der Rückkehr] wieder auf.
Anlass ist [Grund des Sonderurlaubs]. (Meinen bezahlten Resturlaub von [Anzahl] Tagen möchte ich unmittelbar vor dem Sonderurlaub nehmen.)
Damit die Arbeit in meiner Abwesenheit weiterläuft, schlage ich Folgendes vor:
- Ich übergebe meine laufenden Aufgaben bis zum [Übergabedatum] an [Name der Vertretung] und halte offene Vorgänge schriftlich fest.
- Termine und Fristen, die in den Zeitraum fallen, stimme ich vorher mit [Name der Führungskraft] ab.
- (In dringenden Fällen bin ich unter [Telefon oder E-Mail] erreichbar.)
Mir ist bewusst, dass ich für die Dauer des Sonderurlaubs kein Arbeitsentgelt erhalte und sich mein gesetzlicher Erholungsurlaub für diese Zeit anteilig verringert. (Da der Sonderurlaub länger als einen Monat dauert, regle ich meine Kranken- und Pflegeversicherung ab dem [Datum] selbst.)
Bitte bestätigen Sie mir den Sonderurlaub bis zum [Antwortfrist] schriftlich. In der Bestätigung sollten Beginn und Ende des Sonderurlaubs sowie meine Rückkehr auf meinen bisherigen Arbeitsplatz zu den bisherigen Bedingungen festgehalten sein. Für ein Gespräch stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
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Auf unbezahlten Urlaub gibt es keinen Anspruch – aber eine gute Vereinbarung lässt sich vorbereiten
Kurz gesagt: Unbezahlter Sonderurlaub ist eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber, auf die Sie keinen gesetzlichen Anspruch haben – Sie beantragen ihn formlos, am besten schriftlich, und lassen ihn sich schriftlich bestätigen. Für die Dauer des Sonderurlaubs ruhen Arbeit und Lohn, der gesetzliche Urlaub verringert sich anteilig, und der Schutz in der Sozialversicherung besteht nach § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV nur einen Monat fort.
Wer für eine Weltreise, einen Umzug ins Ausland, eine Weiterbildung, die Begleitung eines kranken Angehörigen oder schlicht eine Auszeit unbezahlt freigestellt werden möchte, ist auf das Entgegenkommen des Arbeitgebers angewiesen. Der Antrag ist deshalb weniger ein Rechtsakt als ein Angebot: Je klarer Zeitraum, Übergabe und Rückkehr geregelt sind, desto leichter fällt die Zustimmung. Und je genauer die Vereinbarung festhält, was gilt, desto weniger Streit gibt es danach.
Kein Anspruch – mit wichtigen Ausnahmen
Ein allgemeines Recht auf unbezahlte Freistellung kennt das deutsche Arbeitsrecht nicht. Prüfen Sie vor dem Antrag trotzdem, ob für Ihren Anlass eine Regelung mit Anspruch greift – sie ist fast immer günstiger:
- Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung: Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sehen Sonderurlaub aus wichtigem Grund ausdrücklich vor. Fragen Sie in der Personalabteilung oder beim Betriebsrat nach.
- Akute Pflegesituation: Nach § 2 Abs. 1 PflegeZG dürfen Sie bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, um für einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen die Pflege zu organisieren. Lohn gibt es nur, wenn ein Gesetz oder eine Vereinbarung das vorsieht; stattdessen kommt Pflegeunterstützungsgeld in Betracht.
- Pflegezeit: Pflegen Sie einen nahen Angehörigen zu Hause, sind Sie nach § 3 Abs. 1 PflegeZG ganz oder teilweise freizustellen, längstens sechs Monate (§ 4 Abs. 1 PflegeZG). Der Anspruch besteht nur bei Arbeitgebern mit mehr als 15 Beschäftigten.
- Kinderbetreuung: Für die Betreuung eines Kindes ist die Elternzeit der richtige Weg – mit Rechtsanspruch und Kündigungsschutz. Sie besteht nach § 15 Abs. 2 BEEG bis zum dritten Geburtstag; bis zu 24 Monate davon lassen sich bis zum achten Geburtstag aufschieben.
- Kurze persönliche Anlässe: Für eine eigene Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder einen Todesfall in der Familie kann nach § 616 BGB sogar bezahlte Freistellung für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit zustehen. Die Vorschrift kann allerdings im Arbeits- oder Tarifvertrag abbedungen sein.
Was während des Sonderurlaubs gilt
Das Arbeitsverhältnis besteht weiter, nur die Hauptpflichten ruhen: Sie müssen nicht arbeiten, der Arbeitgeber muss nicht zahlen. Daraus folgen drei Punkte, die viele erst hinterher bemerken.
Der Urlaub schrumpft. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. März 2019 (9 AZR 315/17) seine frühere Rechtsprechung aufgegeben: Wer das ganze Kalenderjahr im unbezahlten Sonderurlaub ist, hat für dieses Jahr mangels Arbeitspflicht keinen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Liegt der Sonderurlaub nur in einem Teil des Jahres, wird der Urlaub nach Zeitabschnitten berechnet – die Monate ohne Arbeitspflicht zählen nicht mit.
Rechenbeispiel nach der Formel des BAG: Der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen (§ 3 Abs. 1 BUrlG) wird durch 312 Werktage geteilt und mit Ihren tatsächlichen Arbeitstagen im Jahr multipliziert. Bei einer Fünftagewoche sind das 260 Arbeitstage, also 20 Urlaubstage. Nehmen Sie drei Monate (13 Wochen) Sonderurlaub, bleiben 195 Arbeitstage: 24 × 195 ÷ 312 = 15 Tage gesetzlicher Urlaub. Für vertraglichen Mehrurlaub über das Gesetz hinaus kann Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag etwas anderes regeln – ein Blick hinein lohnt.
Krankheit hilft nicht. Entgeltfortzahlung nach § 3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG setzt voraus, dass die Krankheit Sie an der Arbeit hindert. Während des Sonderurlaubs schulden Sie keine Arbeit – also gibt es auch keinen Lohn, und die Krankheitstage verlängern den Sonderurlaub nicht. Die Regel aus § 9 BUrlG gilt nur für den bezahlten Erholungsurlaub.
Kein besonderer Kündigungsschutz. Anders als bei der Elternzeit (§ 18 BEEG) oder der Pflegezeit (§ 5 PflegeZG) gibt es während eines vereinbarten Sonderurlaubs kein Kündigungsverbot. Es gelten die üblichen Fristen und der allgemeine Kündigungsschutz.
Treuepflichten laufen weiter. Weil das Arbeitsverhältnis fortbesteht, dürfen Sie Ihrem Arbeitgeber auch im Sonderurlaub keine Konkurrenz machen; für kaufmännische Angestellte folgt das ausdrücklich aus § 60 Abs. 1 HGB. Wollen Sie in der Zeit anderswo arbeiten, klären Sie das vorher und zeigen Sie die Tätigkeit an.
Fristen und Rechtsgrundlagen im Überblick
| Frist / Grenze | Bedeutung | Grundlage |
|---|---|---|
| 1 Monat | so lange gilt die versicherungspflichtige Beschäftigung ohne Lohn als fortbestehend – beitragsfrei in allen Zweigen | § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV |
| ab Monat 2 | Krankenversicherung läuft als freiwillige Mitgliedschaft weiter, Beitrag tragen Sie allein | § 188 Abs. 4, § 250 Abs. 2 SGB V |
| 12 von 30 Monaten | Versicherungspflicht nötig für Arbeitslosengeld; lange Sonderurlaube zählen nicht mit | §§ 142, 143 SGB III |
| 10 Arbeitstage | kurzzeitige Freistellung bei akuter Pflegesituation, mit Anspruch | § 2 Abs. 1 PflegeZG |
| 10 Arbeitstage vorher | Ankündigung der Pflegezeit in Textform | § 3 Abs. 3 PflegeZG |
| 6 Monate | Höchstdauer der Pflegezeit je Angehörigem | § 4 Abs. 1 PflegeZG |
| 4 Wochen | Antwortfrist kleiner Arbeitgeber auf einen Antrag auf Pflegezeit, Ablehnung mit Begründung | § 3 Abs. 6a PflegeZG |
Sozialversicherung: die Ein-Monats-Grenze
Der wichtigste Einschnitt liegt bei einem Monat. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV gilt eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt als fortbestehend, solange das Beschäftigungsverhältnis ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt fortdauert – „jedoch nicht länger als einen Monat“. Bis dahin sind Sie in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter versichert, ohne dass Beiträge anfallen.
Die Deutsche Rentenversicherung weist auf eine Falle hin: Die Monatsfrist lässt sich nicht durch einen eingeschobenen bezahlten Urlaubstag neu starten. Wer drei Monate Auszeit plant und hofft, mit einzelnen Urlaubstagen dazwischen versichert zu bleiben, irrt.
Dauert der Sonderurlaub länger als einen Monat, gilt für die einzelnen Zweige:
- Krankenversicherung: Die Versicherungspflicht endet. Die Versicherung setzt sich nach § 188 Abs. 4 SGB V automatisch als freiwillige Mitgliedschaft fort; den Beitrag zahlen Sie nach § 250 Abs. 2 SGB V allein. Die Pflegeversicherung bleibt nach § 20 Abs. 3 SGB XI bestehen, weil freiwillige Mitglieder dort versicherungspflichtig sind. Sind Sie verheiratet oder verpartnert und Ihr Partner gesetzlich versichert, prüfen Sie die beitragsfreie Familienversicherung nach § 10 SGB V.
- Rentenversicherung: Für die Monate ohne Lohn werden keine Pflichtbeiträge gezahlt – im Versicherungsverlauf entsteht eine Lücke. Wer sie schließen will, kann nach § 7 Abs. 1 SGB VI freiwillige Beiträge zahlen.
- Arbeitslosenversicherung: Arbeitslosengeld setzt nach § 142 Abs. 1 SGB III voraus, dass Sie in der 30-monatigen Rahmenfrist (§ 143 Abs. 1 SGB III) mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig waren. Ein langer Sonderurlaub kurz vor einem Jobverlust kann diese Voraussetzung gefährden.
Für die Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz gilt die Monatsregel ausdrücklich nicht (§ 7 Abs. 3 Satz 4 SGB IV); hier gibt es eigene Regeln zur Absicherung. Sprechen Sie vor einem längeren Sonderurlaub in jedem Fall mit Ihrer Krankenkasse.
Was in den Antrag gehört
- Erster und letzter Tag des Sonderurlaubs sowie der Tag der Rückkehr – ohne klares Ende ist die Vereinbarung angreifbar
- der Anlass in einem Satz – Sie müssen ihn nicht begründen, aber ein nachvollziehbarer Grund erhöht die Chance auf Zustimmung
- ein Übergabeplan: wer vertritt, bis wann übergeben wird, wie offene Vorgänge dokumentiert werden
- wie Sie mit Resturlaub und Überstunden umgehen möchten, etwa direkt vor dem Sonderurlaub
- ob und wie Sie in dringenden Fällen erreichbar sind – oder ausdrücklich nicht
- die Bitte um schriftliche Bestätigung mit Zeitraum und der Rückkehr auf den bisherigen Arbeitsplatz zu den bisherigen Bedingungen
- eine Antwortfrist, damit Sie Reise, Kurs oder Umzug rechtzeitig planen können
- bei mehr als einem Monat: ein Hinweis, dass Sie Ihre Kranken- und Pflegeversicherung selbst regeln
Geben Sie den Antrag am besten persönlich gegen Empfangsquittung ab oder schicken Sie ihn per Einwurfeinschreiben. Gibt es einen Betriebsrat, kann er bei der Gestaltung helfen und kennt die einschlägigen Tarif- und Betriebsvereinbarungen.
Häufige Fragen
Nein. Kein Gesetz gibt Arbeitnehmern einen allgemeinen Anspruch auf unbezahlte Freistellung – der Sonderurlaub kommt nur zustande, wenn der Arbeitgeber zustimmt. Ein Anspruch kann sich aber aus Ihrem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Für bestimmte Anlässe gibt es eigene gesetzliche Freistellungen: Elternzeit nach dem BEEG, die kurzzeitige Arbeitsverhinderung und die Pflegezeit nach §§ 2 und 3 PflegeZG.
Nein, beim allgemeinen unbezahlten Sonderurlaub nicht. Es gibt weder eine Antwortfrist noch eine Begründungspflicht. Eine Ausnahme gilt für Pflegezeit in kleinen Betrieben mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten. Beantragen Sie dort eine Vereinbarung über Pflegezeit, muss der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 6a PflegeZG innerhalb von vier Wochen antworten und eine Ablehnung begründen.
Einen Monat. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV gilt die versicherungspflichtige Beschäftigung ohne Arbeitsentgelt noch bis zu einem Monat als fortbestehend – in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, ohne dass Beiträge anfallen. Dauert der Sonderurlaub länger, endet die Versicherungspflicht. Die Krankenversicherung läuft dann nach § 188 Abs. 4 SGB V als freiwillige Mitgliedschaft weiter, den Beitrag tragen Sie nach § 250 Abs. 2 SGB V allein. Die Pflegeversicherung bleibt nach § 20 Abs. 3 SGB XI bestehen. Günstiger ist die Familienversicherung über einen gesetzlich versicherten Ehegatten oder Lebenspartner, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind.
Nein, der gesetzliche Urlaub verringert sich anteilig. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. März 2019 (9 AZR 315/17) entschieden, dass während eines unbezahlten Sonderurlaubs die Arbeitspflicht ruht und deshalb kein gesetzlicher Urlaubsanspruch entsteht. Wer das ganze Kalenderjahr im Sonderurlaub ist, hat für dieses Jahr keinen gesetzlichen Urlaubsanspruch; erstreckt sich der Sonderurlaub nur über einen Teil des Jahres, wird der Urlaub nach Zeitabschnitten berechnet. Beispiel bei einer Fünftagewoche: Drei Monate Sonderurlaub senken den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 auf 15 Arbeitstage.
Nein, und die Krankheitstage werden Ihnen auch nicht gutgeschrieben. Entgeltfortzahlung nach § 3 Abs. 1 Satz 1 EntgFG setzt voraus, dass die Krankheit Sie an der Arbeitsleistung hindert – während des Sonderurlaubs schulden Sie aber gar keine Arbeit. Die Regel aus § 9 BUrlG, nach der Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet werden, gilt nur für den bezahlten Erholungsurlaub.
Nur mit Zustimmung des Arbeitgebers. Der Sonderurlaub ist eine Vereinbarung, und an die sind beide Seiten gebunden – Sie können nicht einseitig früher zurückkommen, und der Arbeitgeber kann Sie nicht einseitig zurückholen. Wer mit einer Änderung der Pläne rechnet, sollte eine Rückkehrmöglichkeit gleich in die Vereinbarung aufnehmen.
Nein, eine Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ein schriftlicher Antrag und eine schriftliche Bestätigung sind trotzdem dringend zu empfehlen: Ohne Beleg lässt sich später kaum beweisen, dass die Abwesenheit genehmigt war – und unentschuldigtes Fehlen kann eine Abmahnung oder Kündigung nach sich ziehen. Pflegezeit müssen Sie nach § 3 Abs. 3 PflegeZG ausdrücklich in Textform ankündigen.
So früh wie möglich – eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Je länger die Abwesenheit, desto mehr Vorlauf braucht der Arbeitgeber für Vertretung und Planung, und desto eher stimmt er zu. Für die Pflegezeit gilt dagegen eine feste Frist: Sie ist nach § 3 Abs. 3 PflegeZG spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn anzukündigen.
Ja, ein besonderer Kündigungsschutz besteht nicht. Das Arbeitsverhältnis läuft weiter, also gelten Kündigungsfristen und – im Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes – der allgemeine Kündigungsschutz unverändert. Ein Kündigungsverbot gibt es nur für die gesetzlichen Freistellungen: während der Elternzeit und schon ab ihrem Verlangen, frühestens acht Wochen vor Beginn (§ 18 Abs. 1 BEEG), sowie ab der Ankündigung der Pflegezeit, frühestens zwölf Wochen vor Beginn (§ 5 Abs. 1 PflegeZG).
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