Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum der Mitteilung] haben Sie mir mitgeteilt, dass meine [Anzahl] Resturlaubstage aus dem Jahr [Urlaubsjahr] zum [Stichtag, z. B. 31.12. oder 31.03.] verfallen. Dem widerspreche ich.
Gesetzlicher Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass der Urlaub andernfalls am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15). Einen solchen Hinweis habe ich für das Jahr [Urlaubsjahr] nicht erhalten. Meine Urlaubstage bestehen deshalb fort.
- (Zudem habe ich den Urlaub am [Datum des Antrags] beantragt. Sie haben ihn wegen [Grund, z. B. Personalengpass im Projekt Y] abgelehnt. Damit liegt jedenfalls ein dringender betrieblicher Grund für die Übertragung vor, § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG.)
- (Den Urlaub konnte ich wegen Arbeitsunfähigkeit vom [Datum] bis [Datum] nicht nehmen.)
Ich beantrage, mir die [Anzahl] Urlaubstage vom [erster Urlaubstag] bis [letzter Urlaubstag] zu gewähren. (Sollte dieser Zeitraum aus betrieblichen Gründen nicht möglich sein, bitte ich um einen Gegenvorschlag.)
Bitte bestätigen Sie mir bis zum [Datum, z. B. zwei Wochen ab heute] schriftlich, dass mir die [Anzahl] Resturlaubstage aus [Urlaubsjahr] weiterhin zustehen, und teilen Sie mir mit, ob der beantragte Zeitraum genehmigt ist.
„Ihr Resturlaub verfällt“ stimmt oft nicht
Kurz gesagt: Gesetzlicher Urlaub verfällt am Jahresende oder am 31. März nur, wenn der Arbeitgeber Sie vorher konkret aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und Ihnen klar und rechtzeitig gesagt hat, dass er sonst verfällt. Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Urlaub bestehen, und den Hinweis muss der Arbeitgeber beweisen (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15).
Kurz vor Weihnachten kommt die Rundmail der Personalabteilung: Resturlaub bitte bis 31.12. nehmen, sonst verfällt er. Oder im Frühjahr die Ansage, die übertragenen Tage seien seit Ende März weg. Viele Beschäftigte nehmen das hin, weil es im Gesetz so zu stehen scheint. Seit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts gilt aber: Ohne ordnungsgemäßen Hinweis verfällt nichts. Dieses Musterschreiben widerspricht dem Verfall, stellt einen Urlaubsantrag für die Resttage und verlangt eine schriftliche Bestätigung.
Was im Gesetz steht
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Weil das Gesetz alle Tage außer Sonn- und Feiertagen als Werktage zählt, entspricht das bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstagen. Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Auf das nächste Jahr übertragen wird er nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen, und dann muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Nach dem Wortlaut wäre der Urlaub also am 31. Dezember oder spätestens am 31. März weg.
Die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers
Diesen Wortlaut legt das BAG seit 2019 im Licht des Unionsrechts aus. Der Arbeitgeber kann sich nur dann darauf berufen, dass der Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt hat, wenn er ihn zuvor konkret und in völliger Transparenz in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Er muss ihn, erforderlichenfalls förmlich, auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Erst wenn der Arbeitgeber diese Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat, greift die Frist aus § 7 Abs. 3 BUrlG. Die Beweislast dafür trägt der Arbeitgeber (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15).
Eine allgemeine Rundmail an alle Beschäftigten im Dezember dürfte diesen Anforderungen kaum genügen: Sie kommt oft zu spät, um den Urlaub noch zu nehmen, und nennt meist nicht Ihren konkreten Resturlaub. Entscheidend ist der Einzelfall. Prüfen Sie, ob Sie zu Beginn oder im Laufe des Jahres eine Mitteilung mit Ihrer Resturlaubszahl und dem Verfallsdatum erhalten haben.
Auch die Verjährung beginnt erst mit dem Hinweis
Urlaubsansprüche unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren. Die Verjährung beginnt aber nicht automatisch am Ende des Urlaubsjahres. Zusätzlich ist erforderlich, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub tatsächlich zu nehmen (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20). Hat Ihr Arbeitgeber nie auf den Verfall hingewiesen, können sich Urlaubstage über mehrere Jahre ansammeln. Im entschiedenen Fall ging es um die Abgeltung solcher Urlaubstage nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses.
Vertraglicher Mehrurlaub
Vom gesetzlichen Mindesturlaub kann ein Arbeitsvertrag nicht zu Ihren Ungunsten abweichen; abweichende Regeln sind im Wesentlichen nur in Tarifverträgen möglich (§ 13 Abs. 1 BUrlG). Für Urlaub, der über das gesetzliche Minimum hinausgeht, können Arbeits- oder Tarifvertrag eigene Verfallsregeln vorsehen. Das BAG verlangt dafür aber deutliche Anhaltspunkte, dass der Mehrurlaub auch ohne Hinweis des Arbeitgebers verfallen soll. Fehlen sie, gilt für den Mehrurlaub dasselbe wie für den gesetzlichen Urlaub (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20).
Wann die Übertragung ins Folgejahr zulässig ist
Unabhängig vom fehlenden Hinweis lohnt es sich, Übertragungsgründe zu nennen. § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG lässt die Übertragung zu bei
- dringenden betrieblichen Gründen: Sie haben Urlaub beantragt, der Arbeitgeber hat ihn wegen Arbeitsanfall, Personalengpass oder Projektterminen abgelehnt;
- Gründen in Ihrer Person: etwa Arbeitsunfähigkeit, die den Urlaub vor Jahresende verhindert hat.
Halten Sie abgelehnte Urlaubsanträge schriftlich fest. Bei lang andauernder Krankheit gelten Besonderheiten, die vom Einzelfall abhängen; hier lohnt sich eine Beratung.
Fristen und Rechtsgrundlagen
| Punkt | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Mindesturlaub | 24 Werktage, bei 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage | § 3 Abs. 1 BUrlG |
| Urlaubsjahr | Urlaub im Kalenderjahr nehmen | § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG |
| Übertragung | bei dringenden Gründen, dann bis 31. März | § 7 Abs. 3 Satz 2 und 3 BUrlG |
| Verfall | nur nach Aufforderung und Hinweis des Arbeitgebers | BAG 9 AZR 541/15 |
| Verjährung | drei Jahre, Beginn erst nach Hinweis | § 195 BGB, BAG 9 AZR 266/20 |
| Ende des Arbeitsverhältnisses | offener Urlaub ist abzugelten | § 7 Abs. 4 BUrlG |
Was gehört hinein
- Anzahl der Resturlaubstage und das Urlaubsjahr
- Datum der Mitteilung, dass der Urlaub verfallen soll
- die Feststellung, dass kein rechtzeitiger Hinweis kam
- gegebenenfalls Übertragungsgründe: abgelehnter Antrag, Krankheit
- ein konkreter Urlaubsantrag mit Zeitraum
- eine Frist für die schriftliche Bestätigung
Wenn der Arbeitgeber auf dem Verfall besteht
Antwortet der Arbeitgeber, Sie seien rechtzeitig informiert worden, lassen Sie sich die Mitteilung zeigen: Wann kam sie, nannte sie Ihre konkreten Resttage, wies sie auf den Verfall hin? Bleibt es beim Streit, können Sie beim Arbeitsgericht feststellen lassen, dass Ihnen die Tage noch zustehen. In der ersten Instanz brauchen Sie keinen Anwalt (§ 11 Abs. 1 ArbGG), tragen aber Ihre Anwaltskosten auch im Erfolgsfall selbst (§ 12a Abs. 1 ArbGG). Endet das Arbeitsverhältnis, wird aus dem Urlaubsanspruch ein Anspruch auf Abgeltung in Geld.
Selbst Urlaub nehmen? Besser nicht
Auch wenn Ihnen die Tage zustehen: Bleiben Sie nicht eigenmächtig der Arbeit fern. Urlaub muss vom Arbeitgeber gewährt werden, und die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers sind dabei zu berücksichtigen, soweit keine dringenden betrieblichen Belange entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Eigenmächtiger Urlaub kann eine Abmahnung oder Kündigung nach sich ziehen.
Nur wenn Ihr Arbeitgeber Sie vorher konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und Ihnen klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass er sonst verfällt. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaub bestehen (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15).
Ebenfalls nur nach ordnungsgemäßem Hinweis des Arbeitgebers. § 7 Abs. 3 BUrlG nennt zwar den 31. März als Ende des Übertragungszeitraums, die Frist greift nach der BAG-Rechtsprechung aber erst, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.
Der Arbeitgeber. Er trägt die Beweislast dafür, dass er Sie aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, 9 AZR 541/15).
Meist nicht. Der Hinweis muss konkret, transparent und so rechtzeitig sein, dass Sie den Urlaub noch nehmen können. Eine allgemeine Rundmail kurz vor Jahresende ohne Ihre Resturlaubszahl erfüllt das in der Regel nicht; entscheidend bleibt der Einzelfall.
Ja, aber die dreijährige Verjährung beginnt erst, wenn der Arbeitgeber Sie in die Lage versetzt hat, den Urlaub tatsächlich zu nehmen, also nach dem Hinweis (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20).
Ja, in der Regel. Arbeits- oder Tarifvertrag können für den Mehrurlaub abweichende Verfallsregeln vorsehen, dafür braucht es aber deutliche Anhaltspunkte. Fehlen sie, gilt dasselbe wie für den gesetzlichen Urlaub (BAG, 9 AZR 266/20).
Nein. Urlaub muss der Arbeitgeber gewähren. Beantragen Sie die Tage schriftlich mit konkretem Zeitraum; wer eigenmächtig fehlt, riskiert eine Abmahnung oder Kündigung.
Er wird ausbezahlt. Kann der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
Hilfe
Die beiden Grundsatzentscheidungen stehen im Volltext beim Bundesarbeitsgericht: BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15 zum Verfall und BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20 zur Verjährung. Gewerkschaften und Betriebsräte unterstützen bei Streit über Urlaubskonten.
Gilt auch für
- Urlaubsabgeltung beantragen, wenn das Arbeitsverhältnis endet
- Unbezahlten Sonderurlaub beantragen
- Auszahlung von Überstunden beantragen
- Ausstehenden Lohn einfordern
Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft .