Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Schreiben vom [Datum der Abmahnung], mir übergeben am [Datum des Erhalts], haben Sie mich abgemahnt. Sie werfen mir vor, [Vorwurf laut Abmahnung, z. B. am 3. März unentschuldigt eine Stunde zu spät zur Arbeit erschienen zu sein].
Die Abmahnung ist unberechtigt. Zum Sachverhalt stelle ich Folgendes richtig:
- [Richtigstellung, z. B. Ich habe die Verspätung um 7:45 Uhr telefonisch bei meiner Teamleiterin angekündigt.]
- [Weitere Tatsache mit Beleg, z. B. Zeuge, E-Mail, Arztbescheinigung, Zeiterfassung]
(Die Abmahnung ist außerdem nicht hinreichend bestimmt: Sie nennt weder den Tag noch die konkrete Pflichtverletzung, die mir vorgeworfen wird.)
Ich fordere Sie auf, die Abmahnung zurückzunehmen und aus meiner Personalakte zu entfernen. Eine Abmahnung, die unrichtige Tatsachen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder unverhältnismäßig ist, ist auf Verlangen des Arbeitnehmers zu entfernen (BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11). Bitte bestätigen Sie mir die Entfernung bis zum [Datum, zwei Wochen nach Übergabe] schriftlich.
Sollten Sie die Abmahnung nicht entfernen, verlange ich, diese Gegendarstellung meiner Personalakte beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Die Geltendmachung meines Entfernungsanspruchs behalte ich mir vor.
(Eine Kopie dieses Schreibens habe ich dem Betriebsrat übergeben.)
Eine Abmahnung ist ein Beweisstück – lassen Sie sie nicht unwidersprochen
Kurz gesagt: Gegen eine unberechtigte Abmahnung können Sie eine schriftliche Gegendarstellung verfassen, die der Arbeitgeber auf Ihr Verlangen zur Personalakte nehmen muss (§ 83 Abs. 2 BetrVG), und die Entfernung der Abmahnung verlangen, wenn sie falsche Tatsachen enthält, unbestimmt oder unverhältnismäßig ist.
Eine Abmahnung ist mehr als ein Rüffel. Sie dokumentiert einen Pflichtverstoß und warnt: Beim nächsten Mal droht die Kündigung. Kommt es später zum Kündigungsschutzprozess, liegt sie als Beweisstück auf dem Tisch. Wer eine Abmahnung für falsch hält, sollte deshalb seine Sicht der Dinge festhalten, solange die Erinnerung frisch ist und Zeugen greifbar sind. Dieses Musterschreiben verbindet beides: eine sachliche Gegendarstellung, die die Vorwürfe Punkt für Punkt richtigstellt, und die Aufforderung, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
Wozu die Abmahnung dient
Eine Abmahnung hat drei Teile: Sie beschreibt ein konkretes Fehlverhalten, fordert dazu auf, es künftig zu unterlassen, und kündigt für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen an. Ihre Bedeutung ergibt sich aus dem Kündigungsrecht. Bei einer Pflichtverletzung ist eine Kündigung aus wichtigem Grund in der Regel erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig (§ 314 Abs. 2 BGB). Auch vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung verlangt die Rechtsprechung grundsätzlich eine Abmahnung, damit die Kündigung im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes sozial gerechtfertigt ist (§ 1 Abs. 2 KSchG).
Das Kündigungsschutzgesetz gilt allerdings erst, wenn Ihr Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (§ 1 Abs. 1 KSchG), und in Kleinbetrieben mit in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmern grundsätzlich nicht (§ 23 Abs. 1 KSchG). Dort spielt die Abmahnung für eine spätere Kündigung eine geringere Rolle. Eine Gegendarstellung kann trotzdem sinnvoll sein, etwa für das Arbeitszeugnis.
Wann eine Abmahnung entfernt werden muss
Arbeitnehmer können die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Das Bundesarbeitsgericht leitet den Anspruch aus §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB in entsprechender Anwendung ab und nennt vier Fälle (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11, Rn. 13):
- Unbestimmt: Die Abmahnung lässt nicht erkennen, welches Verhalten wann genau beanstandet wird. „Wiederholt unzuverlässig“ genügt nicht.
- Unrichtige Tatsachen: Der Vorwurf stimmt nicht oder nur teilweise.
- Falsche rechtliche Bewertung: Das Verhalten war gar keine Pflichtverletzung, etwa weil die Anweisung nicht vom Arbeitsvertrag gedeckt war.
- Unverhältnismäßig: Die Abmahnung steht außer Verhältnis zum Anlass, zum Beispiel bei einem einmaligen, geringfügigen Versehen nach vielen Jahren tadelloser Arbeit.
Selbst eine zu Recht erteilte Abmahnung muss entfernt werden, wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr daran hat, sie aufzubewahren. Nach demselben Urteil ist das aber erst der Fall, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Eine feste Frist, nach der Abmahnungen automatisch verfallen, gibt es nicht.
Ihre Möglichkeiten im Überblick
- Gegendarstellung zur Personalakte: Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind ihr auf sein Verlangen beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Das kostet nichts und bleibt dauerhaft neben der Abmahnung liegen.
- Entfernung verlangen: schriftlich, mit Begründung und Frist, wie im Musterbrief.
- Beschwerde: Jeder Arbeitnehmer kann sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs beschweren und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Wegen der Beschwerde dürfen ihm keine Nachteile entstehen (§ 84 BetrVG).
- Klage beim Arbeitsgericht: auf Entfernung der Abmahnung. In der ersten Instanz können Sie sich selbst vertreten (§ 11 Abs. 1 ArbGG), aber jede Seite trägt ihre Anwaltskosten selbst, auch wer gewinnt (§ 12a Abs. 1 ArbGG).
- Abwarten: Auch das ist eine Option. Wer eine Abmahnung nicht angreift, erkennt sie damit nicht an und kann ihre Richtigkeit später, etwa im Kündigungsschutzprozess, noch bestreiten. Dann ist es aber oft schwerer, den Sachverhalt zu beweisen.
Rechtsgrundlagen auf einen Blick
| Regel | Wofür | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einsicht | Recht, die eigene Personalakte einzusehen, auf Wunsch mit einem Betriebsratsmitglied | § 83 Abs. 1 BetrVG |
| Gegendarstellung | eigene Erklärung wird auf Verlangen zur Personalakte genommen | § 83 Abs. 2 BetrVG |
| Entfernung | unbestimmte, falsche, falsch bewertete oder unverhältnismäßige Abmahnung | §§ 242, 1004 BGB analog; BAG 2 AZR 782/11 |
| Beschwerde | Beschwerde im Betrieb ohne Benachteiligung | § 84 BetrVG |
| 6 Monate | Wartezeit, ab der das Kündigungsschutzgesetz gilt | § 1 Abs. 1 KSchG |
| mehr als 10 Arbeitnehmer | Schwelle für den Kündigungsschutz (für ab 2004 begonnene Arbeitsverhältnisse) | § 23 Abs. 1 KSchG |
| 3 Wochen | Kündigungsschutzklage nach Zugang einer Kündigung | § 4 KSchG |
Für die Gegendarstellung selbst gibt es keine gesetzliche Frist. Schreiben Sie sie trotzdem zeitnah, am besten innerhalb von ein bis zwei Wochen: Später fehlen oft Belege, und eine schnelle, sachliche Reaktion wirkt glaubwürdiger.
So schreiben Sie die Gegendarstellung
Bleiben Sie sachlich. Die Gegendarstellung wird Teil Ihrer Personalakte und kann später vor Gericht gelesen werden. Vorwürfe gegen Vorgesetzte, Ironie oder Drohungen schaden Ihnen. Gehen Sie die Abmahnung Satz für Satz durch und stellen Sie jedem Vorwurf die Tatsachen gegenüber: Uhrzeit, Ort, wer dabei war, welche Nachricht Sie wann geschickt haben. Nennen Sie Zeugen und Belege, legen Sie Kopien bei, keine Originale.
Was in die Gegendarstellung gehört
- Datum der Abmahnung und Tag, an dem Sie sie erhalten haben
- Der Vorwurf in den Worten der Abmahnung
- Ihre Richtigstellung, Punkt für Punkt, mit Uhrzeiten und Namen
- Belege: E-Mails, Chatverläufe, Zeiterfassung, Atteste, Zeugen
- Gegebenenfalls der Hinweis, dass die Abmahnung zu unbestimmt ist
- Die Aufforderung, die Abmahnung zu entfernen, mit Frist
- Hilfsweise das Verlangen, die Gegendarstellung zur Personalakte zu nehmen
- Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder per Einwurf-Einschreiben
Häufige Fragen
Nein. Wenn Sie den Empfang quittieren sollen, können Sie mit dem Zusatz „erhalten am …“ unterschreiben. Damit bestätigen Sie nur den Zugang, nicht dass die Vorwürfe zutreffen. Eine Unterschrift unter den Inhalt müssen Sie nicht leisten.
Nein, eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Schreiben Sie sie trotzdem zeitnah, solange Sie sich genau erinnern und Belege und Zeugen greifbar sind.
Ja. Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind ihr auf sein Verlangen beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Ob der Arbeitgeber Ihrer Darstellung zustimmt, spielt dafür keine Rolle.
In vier Fällen: wenn sie unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen enthält, das Verhalten rechtlich falsch bewertet oder unverhältnismäßig ist (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Eine berechtigte Abmahnung ist erst zu entfernen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.
Nein, nicht automatisch. Eine feste Frist gibt es nicht. Wie lange eine Abmahnung wirkt, hängt von der Schwere des Verstoßes und vom weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses ab.
Nein, Schweigen bedeutet keine Zustimmung. Sie können die Richtigkeit einer Abmahnung auch später noch bestreiten, etwa in einem Kündigungsschutzprozess. Weil die Beweise dann aber oft fehlen, ist eine zeitnahe Gegendarstellung meist die bessere Wahl.
Manchmal. Die Klage ist möglich, und in der ersten Instanz können Sie sich selbst vertreten (§ 11 Abs. 1 ArbGG). Jede Seite trägt aber ihre Anwaltskosten selbst, auch wer gewinnt (§ 12a Abs. 1 ArbGG), und eine Klage belastet das Arbeitsverhältnis. Oft reicht die Gegendarstellung, die im Streitfall ohnehin in der Akte liegt.
Er kann Sie unterstützen. Sie können ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht in die Personalakte (§ 83 Abs. 1 BetrVG) und zu einer Beschwerde (§ 84 BetrVG) hinzuziehen.
Hilfe
Gewerkschaftsmitglieder bekommen Rechtsberatung und Rechtsschutz über ihre Gewerkschaft. Mit geringem Einkommen können Sie beim Amtsgericht einen Beratungshilfeschein für eine anwaltliche Beratung beantragen. Die Leitlinien zur Entfernung von Abmahnungen stehen im Volltext des Urteils: Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11, Rn. 13.
Gilt auch für
- Arbeitszeugnis anfordern
- Berichtigung des Arbeitszeugnisses verlangen
- Ausstehenden Lohn einfordern
- Überstunden auszahlen lassen
- Arbeitsvertrag selbst kündigen
- Abmahnung wegen Unpünktlichkeit (Muster aus Arbeitgebersicht)
- DSGVO-Auskunft, etwa um eine Kopie der Personalakte zu verlangen
Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft .