Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Arbeitsverhältnis in Ihrem Unternehmen endet zum [Datum der Beendigung]. Nach § 109 Absatz 1 GewO bitte ich Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das sich neben Art und Dauer der Tätigkeit auch auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstreckt.
Zu meiner Tätigkeit:
- Beschäftigt vom [Eintrittsdatum] bis [Austrittsdatum] als [Stellenbezeichnung] in der Abteilung [Abteilung].
- Aufgabenschwerpunkte: [Aufgabenschwerpunkte].
- Projekte und Erfolge, um deren Erwähnung ich bitte: [Projekte und Erfolge].
- (Nur falls zutreffend: Führungsverantwortung für [Anzahl] Mitarbeitende, Budgetverantwortung von [Betrag] €, Vertretung von [Funktion].)
- (Nur falls zutreffend: Weiterbildungen und Zusatzqualifikationen: [Weiterbildungen].)
Ich bitte Sie außerdem um Folgendes:
- das Zeugnis auf den [Datum der Beendigung] zu datieren, also auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses,
- es auf Geschäftspapier zu erstellen und von einer zeichnungsberechtigten Person zu unterschreiben,
- und mir bis zum [Frist: Datum] Bescheid zu geben, ab wann ich es abholen kann, oder es mir an meine oben genannte Anschrift zu senden.
Mit einer Erteilung in elektronischer Form nach § 109 Absatz 3 GewO bin ich einverstanden. (Wer das Zeugnis auf Papier möchte, streicht diesen Satz – ohne die Einwilligung bleibt es bei der Schriftform.)
(Nur wenn das Arbeitsverhältnis fortbesteht und ein Zwischenzeugnis gebraucht wird: Ich bitte um ein Zwischenzeugnis. Der Anlass ist [Anlass] – etwa ein Wechsel der Führungskraft, eine Versetzung, ein Betriebsübergang, eine interne Bewerbung oder eine bevorstehende Elternzeit.)
(Nur wenn bereits ein Zeugnis vorliegt, das berichtigt werden soll: Das mir am [Datum] übergebene Zeugnis bitte ich zu berichtigen. Zu beanstanden sind: [Beanstandungen]. Ich sende es Ihnen im Original zurück und bitte um ein neues Zeugnis mit dem ursprünglichen Ausstellungsdatum.)
Für die gute Zusammenarbeit bedanke ich mich.
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Arbeitszeugnis anfordern – der Anspruch steht im Gesetz
Kurz gesagt: Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Geschuldet ist zunächst nur das einfache Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit; das qualifizierte Zeugnis mit Leistung und Verhalten gibt es nur auf ausdrückliches Verlangen (§ 109 Abs. 1 GewO).
Das Arbeitszeugnis ist eines der wenigen Dokumente, die man nur einmal bekommt und jahrelang braucht. Der Anspruch darauf ergibt sich aus § 109 GewO und muss nicht begründet werden. Der Haken: Von selbst schuldet die Arbeitgeberin nur ein einfaches Zeugnis. Das aussagekräftige – das qualifizierte – gibt es nur auf Verlangen. Genau dieses Verlangen formuliert der Musterbrief.
Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis
§ 109 Abs. 1 GewO unterscheidet zwei Stufen:
- Einfaches Zeugnis: Es muss „mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit“ enthalten. Wer war beschäftigt, von wann bis wann, womit – mehr nicht. Für eine Bewerbung ist das faktisch wertlos, weil das Fehlen einer Beurteilung als Beurteilung gelesen wird.
- Qualifiziertes Zeugnis: Auf Verlangen erstrecken sich die Angaben zusätzlich „auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis“. Das ist das Zeugnis, das Sie anfordern sollten – und zwar ausdrücklich, weil die Formulierung „bitte um ein Zeugnis“ im Streitfall auch als Bitte um das einfache Zeugnis gelesen werden kann.
Ein einmal erteiltes einfaches Zeugnis sperrt den Anspruch auf das qualifizierte nicht. Sie können nachfordern, solange der Anspruch nicht verjährt oder durch eine Ausschlussfrist erloschen ist.
Seit 2025 auch elektronisch – aber nur mit Ihrer Einwilligung
Bis Ende 2024 war die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz lautet § 109 Abs. 3 GewO seit dem 1. Januar 2025: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.“
Zwei Punkte dazu, die in der Praxis übersehen werden. Erstens: Ohne Ihre Einwilligung bleibt es bei der Schriftform – ein eingescanntes PDF ohne Zustimmung erfüllt den Anspruch nicht. Zweitens: „Elektronische Form“ meint § 126a BGB, also eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein PDF mit eingefügtem Unterschriftsbild genügt nicht. Weil eine solche Signatur immer einen unveränderlichen Zeitstempel trägt, eignet sie sich außerdem schlecht für nachträglich ausgestellte oder rückzudatierende Zeugnisse.
Warum das Datum wichtig ist
Ein Zeugnis trägt normalerweise das Datum des letzten Arbeitstages. Ein deutlich späteres Ausstellungsdatum lässt Personalabteilungen vermuten, dass um das Zeugnis gestritten wurde. Wird ein Zeugnis nachträglich berichtigt, ist es deshalb auf das ursprüngliche Datum zurückzudatieren – der Musterbrief bittet ausdrücklich darum.
Abholen oder zuschicken lassen?
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist das Zeugnis eine Holschuld: Erfüllungsort ist grundsätzlich der Betrieb, ein Versand ist nicht geschuldet (BAG, Urteil vom 08.03.1995 – 5 AZR 848/93). Praktisch spielt das selten eine Rolle, weil die meisten Arbeitgeber ohne Weiteres versenden. Wer sich absichern will, bittet – wie im Muster – um beides: eine Nachricht, ab wann das Zeugnis bereitliegt, oder die Zusendung.
Das Zwischenzeugnis: kein Gesetz, aber ein Anlass
Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis steht in keinem Gesetz. Anerkannt ist er aus der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB), wenn ein triftiger Grund vorliegt. Als triftig gelten in der Praxis: Wechsel der Vorgesetzten, Versetzung, Betriebsübergang, interne oder externe Bewerbung, bevorstehende Elternzeit oder ein längerer Ausfall, Kündigung mit langer Auslauffrist. Nennen Sie den Grund im Schreiben – ohne ihn ist die Ablehnung leicht.
Fristen und Rechtsgrundlagen im Überblick
| Punkt | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Anspruch | bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses | § 109 Abs. 1 S. 1 GewO |
| Qualifiziertes Zeugnis | nur auf ausdrückliches Verlangen | § 109 Abs. 1 S. 3 GewO |
| Form | schriftlich; elektronisch nur mit Einwilligung | § 109 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 GewO |
| Elektronische Form | qualifizierte elektronische Signatur | § 126a BGB |
| Klarheit | keine verschlüsselten Geheimcodes | § 109 Abs. 2 GewO |
| Ausschlussfrist | häufig 3 Monate ab Fälligkeit, wenn im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbart | Arbeits-/Tarifvertrag |
| Verjährung | 3 Jahre zum Jahresende, wenn keine Ausschlussfrist greift | §§ 195, 199 BGB |
| Zwischenzeugnis | bei triftigem Grund | § 241 Abs. 2 BGB |
Zuerst in den Arbeitsvertrag schauen. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten eine Ausschlussfrist, die alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nach drei Monaten erlöschen lässt. Sie erfasst auch den Zeugnisanspruch. Wer erst ein Jahr nach dem Ausscheiden anfragt, kann leer ausgehen – unabhängig von der dreijährigen Verjährung.
Was im Zeugnis stehen sollte
- Vollständiger Name, Geburtsdatum ist üblich, aber nicht zwingend
- Beschäftigungszeitraum taggenau, ohne Lücken
- Genaue Stellenbezeichnung und Einordnung im Unternehmen
- Aufgabenbeschreibung – ausführlich, nach Wichtigkeit geordnet
- Leistungsbeurteilung (Können, Wissen, Arbeitsweise, Erfolg)
- Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kunden – die Reihenfolge ist aussagekräftig
- Beendigungsgrund, sofern er Sie nicht belastet
- Datum des letzten Arbeitstages, Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person
Reichen Sie mit Ihrer Anfrage ruhig eine Stichwortliste Ihrer Aufgaben und Projekte mit. Das ist keine Anmaßung, sondern übliche Praxis: Wer Ihr Zeugnis schreibt, kennt Ihre Arbeit oft nur aus zweiter Hand.
Die Note steht zwischen den Zeilen
Die Zufriedenheitsskala ist eingespielt: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ = gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ = befriedigend, „zu unserer Zufriedenheit“ = ausreichend. Wichtig für die Praxis ist die Beweislast: Wer eine bessere als die durchschnittliche Note verlangt, muss die Leistungen darlegen und im Streitfall beweisen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). Das Gericht hat ausdrücklich entschieden, dass diese Beweislast auch dann gilt, wenn in der betreffenden Branche überwiegend gute oder sehr gute Endnoten vergeben werden: § 109 Abs. 1 S. 3 GewO gibt einen Anspruch auf ein leistungsgerechtes Zeugnis, nicht auf ein gutes. „Gut“ ist also nicht automatisch der neue Durchschnitt. Umgekehrt gilt: Will die Arbeitgeberin schlechter als durchschnittlich bewerten, trägt sie die Beweislast.
Auf eine Dank-und-Wünsche-Schlussformel besteht kein Anspruch (BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Fehlt sie aber bei einem sonst guten Zeugnis, wirkt das befremdlich – ein Hinweis darauf im Anschreiben schadet nicht.
Häufige Fragen
Ja. § 109 Abs. 1 GewO gibt jedem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis – unabhängig von der Dauer der Beschäftigung, vom Kündigungsgrund und davon, wer gekündigt hat. Auch nach fristloser Kündigung, in der Probezeit und bei Minijobs besteht der Anspruch.
Drei Jahre – in der Praxis aber oft nur drei Monate. Ohne besondere Vereinbarung verjährt der Anspruch zum Ende des dritten Jahres (§§ 195, 199 BGB). Entscheidend ist aber meist etwas anderes: Enthält Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag eine Ausschlussfrist – oft drei Monate –, erlischt der Anspruch schon vorher. Prüfen Sie den Vertrag, bevor Sie sich auf die Verjährung verlassen, und fordern Sie das Zeugnis am besten sofort nach der Kündigung an.
Ja. Geschuldet ist nach § 109 Abs. 1 S. 2 GewO zunächst nur das einfache Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit. Erst wenn Sie verlangen, dass sich die Angaben auch auf Leistung und Verhalten erstrecken (S. 3), entsteht der Anspruch auf das qualifizierte Zeugnis. Formulieren Sie das im Schreiben wörtlich – der Musterbrief tut das.
Nur mit Ihrer Einwilligung und nur in elektronischer Form im Sinne des § 126a BGB, also mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 Abs. 3 GewO seit dem 1. Januar 2025). Ein eingescanntes oder mit einem Unterschriftsbild versehenes PDF ist kein wirksames Zeugnis. Ohne Ihre Einwilligung bleibt es beim Papierzeugnis.
Nicht automatisch. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts entspricht „zu unserer vollen Zufriedenheit“ der Note befriedigend und damit dem Durchschnitt. Wer eine bessere Beurteilung will, muss die entsprechenden Leistungen darlegen und notfalls beweisen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). Umgekehrt muss der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Beurteilung begründen und beweisen.
Ein Zwischenzeugnis ist ein Zeugnis, das im laufenden Arbeitsverhältnis erteilt wird, ohne dass es endet. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht; anerkannt ist er aus der Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB, wenn ein triftiger Grund vorliegt – etwa ein Wechsel der Vorgesetzten, eine Versetzung, ein Betriebsübergang, eine Bewerbung oder eine bevorstehende Elternzeit. Nennen Sie den Grund im Schreiben, sonst lässt sich die Bitte leicht ablehnen.
Setzen Sie schriftlich eine kurze Frist und versenden Sie das Schreiben per Einwurf-Einschreiben. Bleibt es dabei, können Sie den Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen – ohne Anwaltszwang in der ersten Instanz. Vor dem Arbeitsgericht trägt allerdings in erster Instanz jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, auch wenn sie gewinnt (§ 12a ArbGG). Betriebsrat, Gewerkschaft oder Rechtsschutzversicherung sind der günstigere erste Weg.
Nein. Ein Zurückbehaltungsrecht am Zeugnis wegen offener Gegenansprüche – nicht zurückgegebener Laptop, Dienstwagen, noch nicht abgerechnete Vorschüsse – wird von der Rechtsprechung nicht anerkannt. Das Zeugnis dient Ihrem beruflichen Fortkommen; es darf nicht als Druckmittel eingesetzt werden. Geben Sie Firmeneigentum trotzdem zügig zurück und lassen Sie sich das quittieren.
Gilt auch für
- Arbeitsvertrag kündigen
- Urlaubsabgeltung beantragen
- Auszahlung von Überstunden beantragen
- Bewerbung um einen Arbeitsplatz
- Fehlende Unterlagen nachreichen
Weiterführend: die Volltexte der zitierten Urteile in der Entscheidungsdatenbank des Bundesarbeitsgerichts.
Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft .