Briefe richtig schreiben – Tipps und Formulierungen

Zuletzt aktualisiert: März 2026

4 Tipps für erfolgreiche Briefe

Im Geschäftsbrief wie auch im persönlichen Brief sind eine klare Textstruktur, präziser Ausdruck und die Berücksichtigung der Interessen des Gegenüber die Grundlage, um Ihrem Anliegen Gehör zu verschaffen. Aber wie schreibt man einen Brief, der dem Adressaten positiv auffällt und zu einer schnellen Reaktion führt? Im Folgenden haben wir Ihnen einige Tipps und Anmerkungen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen.

1. Zuständigkeit

In der Korrespondenz mit Behörden und größeren Unternehmen ist es wichtig die zuständige Stelle, besser den Zuständigen für Ihr Anliegen zu kennen, notfalls durch vorangehende Telefonate. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben gezielt zugestellt wird und Ihr Anliegen zeitnah bearbeitet wird. Andernfalls müssen Sie sich unnötig auf eine funktionierende Zustellung innerhalb der Behörde oder des Unternehmens verlassen, dass auf jedenfall zu Verzögerungen führt.

Dementsprechend sollte die Anrede auch persönlich erfolgen, gefolgt durch ein Komma:

Wenn Sie den Empfänger des Briefes nicht kennen, verwenden Sie die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren, andernfalls sprechen Sie ihn mit Namen Sehr geehrte/r Frau …/Herr …, und ggf. Titel Sehr geehrter Herr Prof. Dr. ... an.

2. Anrede

Seien Sie sachlich und höflich, so kann der Empfänger Ihre Gedanken nachvollziehen und ist nicht voreingenommen. Die Anredepronomen (Sie, Ihnen) werden großgeschrieben.

Die Anredepronomen der Höflichkeitsanrede sind zu unterscheiden von den Pronomen in der 3. Person Plural, die kleingeschrieben werden, z. B.:

Falls Sie Hilfe bei der Formulierung benötigen, stellen wir Ihnen eine Vielzahl von Briefvorlagen und Musterschreiben zur Verfügung.

3. Inhalt

Um eine Reaktion beim Adressaten zu erzielen, muss er Ihr Problem verstehen und nachvollziehen können, warum er der richtige Ansprechpartner dafür ist.

Bevor Sie anfangen zu Schreiben, skizzieren Sie den Inhalt in groben Stichpunkten und bringen Sie diese in eine logische Reihenfolge. Hier gibt es kein Patentrezept, da es abhängig vom konkreten Sachverhalt ist. Grundsätzlich können die Stichpunkte wie folgt skizzieren:

1. Problembeschreibung / -ursache
2. Auswirkung
3. Bereits erfolgte Lösungsversuche
4. Lösungsvorschlag(e)

Hier an zwei konkreten Beispielen:

Lärmbelästigung durch einen Nachbarn:

• Problembeschreibung: Nachbar stört Nachtruhe
• Auswirkung: Hier implizit klar
• Bereits erfolgte Lösungsversuche: Nachbar mehrmals darauf hingewiesen
• Lösungsvorschlag: Vermieter soll seine Möglichkeiten nutzen.

Finanzielle Engpässe:

• Problembeschreibung: Offene Rechnung, aber zahlungsunfähig
• Auswirkung: Rechnung kann aktuell nicht beglichen werden
• Bereits erfolgte Lösungsversuche: Andere Einsparmöglichkeiten nicht gegeben
• Lösungsvorschlag: Ratenzahlung.

Überlegen Sie dabei, welche Lösungen für den Adressaten einfach und unaufwendig umzusetzen sind. Sie können die Lösung auch offenlassen — das schränkt Ihr Gegenüber nicht ein, das womöglich noch anderen Spielraum sieht.

4. Grußformel und Unterschrift

Unter das Schreiben gehört noch eine Grußformel. Bei Geschäftsbriefen lautet diese in der Regel: Mit freundlichen Grüßen oder Freundliche Grüße.

Zu guter Letzt, vergessen Sie das Datum und Ihre Unterschrift unter dem Brief nicht. Insbesondere bei Vertragsabschlüssen oder Kündigungen ist es unerlässlich, handschriftlich zu unterschreiben, damit das Schreiben gültig ist.