Sehr geehrte Frau Petra Musterfrau,
wir schätzen Sie als treuen und zuverlässigen Kunden unserer Firma. Daher haben wir Ihre am [Datum] bestellte [Ware] bereits am nächsten Tag geliefert. Entnehmen Sie bitte die Einzelheiten der Rechnungskopie, die wir beigelegt haben.
Bei der Prüfung der Zahlungseingänge haben wir heute jedoch festgestellt, dass die Rechnung vom [Datum] noch offen ist. Der Betrag von [Betrag] € war am [Datum] fällig.
Wenn Sie aus irgendeinem Grund mit unserer Lieferung unzufrieden sind, rufen Sie uns doch bitte an. Das Problem lässt sich bestimmt schnell aus der Welt schaffen.
Vielleicht ist Ihre Zahlung an uns bereits unterwegs, dann schenken Sie diesem Brief bitte keine Beachtung.
Sie haben die Rechnung ganz einfach vergessen? Dann überweisen Sie den Betrag doch bitte bis zum [Datum]. Nutzen Sie dazu den für Sie vorbereiteten Überweisungsträger. Vielen Dank.
Wir freuen uns auf Ihren nächsten Auftrag.
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Zahlungserinnerung an Kunden – erste freundliche Mahnung
Die Zahlungserinnerung (oder erste Mahnung) weist einen Kunden auf eine offene Rechnung hin. Sie ist der erste Schritt im Mahnprozess und sollte freundlich und nicht vorwurfsvoll formuliert sein – schließlich ist es gut möglich, dass der Kunde die Rechnung versehentlich übersehen hat oder es zu einem Postproblem gekommen ist.
Wann entsteht rechtlicher Verzug? (§ 286 BGB)
Eine freundliche Zahlungserinnerung hat noch keine zwingende rechtliche Wirkung. Rechtlicher Verzug tritt erst ein, wenn:
- der Schuldner nach Fälligkeit durch eine Mahnung aufgefordert wurde und
- er trotzdem nicht zahlt
Wurde im Vertrag oder auf der Rechnung eine konkrete Zahlungsfrist vereinbart (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen"), tritt Verzug auch ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 BGB). Ab Verzugseintritt sind Verzugszinsen fällig (§ 288 BGB: 5 % über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 % bei Unternehmern).
Mahnprozess in drei Stufen
- 1. Zahlungserinnerung (diese Vorlage): freundlicher Ton, neue Zahlungsfrist setzen
- 2. Mahnung: bestimmter Ton, Verzugszinsen und Mahngebühren ankündigen
- Letzte Mahnung / Inkasso: Übergabe an Inkassounternehmen oder gerichtliches Mahnverfahren
Tipps für eine wirksame Zahlungserinnerung
Rechnungsnummer immer angeben
Nennen Sie immer Rechnungsnummer und -datum, damit der Schuldner die Zahlung klar zuordnen kann. Legen Sie eine Kopie der ursprünglichen Rechnung bei, sofern mehr als 30 Tage vergangen sind.
Konkrete Zahlungsfrist nennen
Setzen Sie eine klare neue Frist (z. B. „innerhalb von 10 Tagen" oder „bis zum [Datum]"). Eine Erinnerung ohne Frist wirkt unverbindlich und kann den Mahnprozess unnötig verzögern.
Kommunikationsangebot einbauen
Geben Sie dem Kunden die Möglichkeit, sich bei Problemen zu melden – z. B. wenn die Ware beschädigt ankam oder es ein Missverständnis über die Rechnung gibt. Das verhindert eskalierte Streitigkeiten.
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Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft Mai 2026.
Die Musterschreiben dienen als Formulierungshilfe. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen und Adressen. Die Schreiben sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.