4 Tricks für mehr Produktivität am Arbeitsplatz
“Wenns mal wieder zuviel wird, einfach schneller arbeiten!”. Leider trifft diese Aussage auf viele Menschen, die zur Arbeit, zu Meetings, zu gesellschaftlichen Verpflichtungen, etc. hetzen und rund um die Uhr damit beschäftigt sind, geschäftliche E-Mails auf ihrem Smartphone zu beantworten. Diese Menschen haben kaum Zeit für Familie, Freunde und leiden sehr oft unter Schlafmangel. Sie sind wie Hamster in einem Laufrad, deren Terminplaner ihnen einen Anschein von Bedeutung vermittelt.
Dabei geht es gar nicht darum viel oder hart zu arbeiten, sondern möglichst effizient. Hier sind 4 einfache Tipps die zeigen, wie das funktioniert:
1. Wichtige Aufgaben im Blick
Es gibt eine ganze Reihe von Zeitmanagement -Tools, zu denen auch eine Prioritätenliste gehört. Eine Prioritätenliste erfüllt zwei Funktionen. Einerseits hält sie fest, was wirklich wichtig ist und andererseits hilft sie, diese Aufgaben im Blick zu behalten. Der Vorteil gegenüber einer einfachen Todo-Liste ist die Priorisierung der Aufgaben untereinander.
Setze dir jeden Monat, jede Woche und jeden Tag Ziele, die du erreichen möchtest und vermeide Tätigkeiten, die nichts dazu beitragen. Die einfachste Möglichkeit eine (unwichtige) Aufgabe zu erledigen, ist sie zu streichen.
2. Investiere Zeit, um sie später zu sparen.
Wie lässt sich heute Zeit sinnvoll investieren, um bei zukünftigen Tätigkeiten Zeit zu sparen? Denke an Aufgaben, die du wieder und wieder erledigen musst, wie E-Mails beantworten oder den Schriftverkehr bewältigen. Gibt es für diese Tätigkeiten eine effizientere Methode der Bearbeitung? Angenommen eine Tätigkeit kostet dich jeden Tag 30 Minuten, um sie zu bewältigen und du benötigst 4 Stunden, um dafür ein effizienteres Vorgehen zu entwickeln. Wenn du mit der neuen Methode nur noch 10 Minuten benötigst, ist sie es wert umzusetzen.
Eine einfache Möglichkeit ist Technologie und Computer für die Automatisierung von Aufgaben einzusetzen. Briefwechsel bietet etwa für häufige Geschäftsvorfälle die Möglichkeit, Briefe als Vorlagen abzuspeichern.
Automatisierung ist nicht die einzige Möglichkeit der Delegation. Oft können Aufgaben auch jemanden gegeben werden, der sie schneller und/oder günstiger erledigen kann als man selbst.
3. Konzentriere dich auf nur eine Sache.
Dazu gehört es die Anzahl der Projekte, in denen du involviert bist, zu reduzieren – dieser Punkt ist vor allem als Startup oder Selbstständiger wichtig. Man hat viele Ideen und Projekte und möchte möglichst viele davon umsetzen. Oft ist es aber so, dass alles angefangen und nichts oder vieles nur halbherzig abgeschlossen wird. Single-tasking hilft dir, dich auf genau ein Projekt zu konzentrieren und es zu beenden.
4. Erstelle eine ToDon’t-Liste.
Eine ToDon’t-Liste ist eine Liste von Dingen, die du nicht machen möchtest. Klingt lustig, aber eine ToDon’t-List ist ein effizientes Tool, um dich selbst bei unproduktiven Verhalten, wie Facebook, Twitter oder aktuelle Nachrichten lesen, zu ertappen. Schreibe diese Tätigkeiten auf einen Zettel und klebe ihn an deinen Monitor.
Da du bestimmt trotzdem E-Mails und Nachrichten lesen möchtest, solltest du das stattdessen zu festen Zeiten machen, z. B. nach der Mittagspause und dem Frühstück. Das bringt dich während der Arbeit nicht in Versuchung und lenkt nicht ab.
Wir planen weitere Beiträge zu diesem Thema. Was sind deine Tricks, um dich voranzubringen und nicht ablenken zulassen? Schreibe uns an info@brief-wechsel.de oder auf Facebook!